Is een Duits adres noodzakelijk?

Uw bedrijf wil in Duitsland werkzaamheden uitvoeren. Bijvoorbeeld het werken aan installaties, het plaatsen van een in Nederland gebouwde machine, onderhouds- of servicewerkzaamheden of u wil bouwwerkzaamheden uitvoeren. Moet u daarvoor een GmbH oprichten en een Duits adres hebben?

Wel of geen GmbH?

Het maakt niet uit welke werkzaamheden u in Duitsland verricht; u kunt gewoon met uw Nederlandse BV in Duitsland aan de slag. Een belangrijke reden waarom een bedrijf een GmbH wil oprichten is meestal een commerciele; laat aan de markt zien dat je een serieuze “Duitse” speler bent. Het oprichten van een GmbH heeft alleen zin wanneer u als bedrijf van plan bent structureel op de Duitse markt actief te zijn. Uiteraard zijn er de nodige fiscale voor- en nadelen aan het hebben van een GmbH. Indien uw project langer dan 12 maanden in beslag neemt, beschouwt de Duitse fiscus u als Nederlandse BV op dezelfde wijze als een GmbH. U betaalt voor uw werknemers Lohnsteuer en u dient in Duitsland winstbelasting af te dragen. (zie hiervoor project>12 maanden)

Melden verplicht?

Werkzaamheden waar het Arbeitnehmer-Entsendegesetz van toepassing is, zoals bouw-, montage- en revisiewerkzaamheden, dienen te worden gemeld bij het Meldeportal Mindestlohn. Via dit portal worden de dagen dat uw werknemers in Duitsland werkzaamheden uitvoeren bijgehouden en vindt doormelding plaats naar het Finanzamt en SOKA-BAU. Indien uw werknemers meer dan 183 dagen in Duitsland werkzaam zijn, heeft dat fiscale consequenties voor zowel u als uw werknemers. (zie hiervoor 183 dagen regel)

Gegevensinvoer Meldeportaal Mindestlohn

Een van de zaken die u dient te melden aan de Duitse zoll is een Duits adres. Dit is verplicht. U dient ten behoeve van de Zoll of een andere controlerende instantie, een Duits postadres op te geven. Dit mag geen postbus of onbemand kantoor zijn. U dient daarom tevens de naam van een natuurlijk persoon op te geven die op dat adres tijdens normale bedrijfsuren bereikbaar is en die namens uw bedrijf post kan ontvangen.

Zustelladresse

Het adres wat u opgeeft is gebonden aan het project dat u meldt via het Meldeportaal Mindestlohn. Bij bouwwerkzaamheden kan dat bijvoorbeeld de bouwlocatie zijn indien daar een bouwkeet of bouwkantoor aanwezig is. Bij dergelijke projecten is dan meestal de Bauleiter of Projectleider ook de te vermelden “Ansprechpartner”.

Zustellungsbevolmächtigter

Zeker wanneer u meerdere kortdurende projecten heeft of bijvoorbeeld werkzaam bent in de wegenbouw of het leggen van glaskabels, is een vaste locatie meestal niet voorhanden. Ook wanneer bij projecten niet tijdens de werkzaamheden continu een leidinggevende (Bauleiter) aanwezig is het zaak te kiezen voor een niet projectgebonden Duits adres waar u een persoon gemachtigd heeft post voor u in ontvangst te nemen. Het is handig on op deze locatie ook de benodigde bescheiden te deponeren (Duitsland-dossier). Uw werknemers hoeven dan slechts een beperkt aantal bescheiden bij zich te hebben.

Privacy

In verband met de AVG, die in Duitsland wat stringenter wordt nageleefd als in Nederland is het van belang dat persoonsgegevens volgens de privacywetgeving worden opgeslagen en beheerd. Via Nedubex kunt u een Zustelladresse en Bevollmächtigter regelen die voldoet aan de privacy wetgeving. Kijk op onze website voor nadere informatie.

Auteur: Bert van der Laan