Onlangs hielpen we een bedrijf dat al eerder een melding had gedaan voor een project in Duitsland. Ze wilden die melding nu laten aanpassen omdat er een nieuwe verantwoordelijke in het bedrijf was aangesteld. Ze gingen ervan uit dat deze wijziging via dezelfde weg als de oorspronkelijke melding kon worden doorgegeven. Logisch, zou je zeggen. Maar in Duitsland werkt het anders.

De locatie bepaalt de bevoegde instantie

In Duitsland geldt een harde regel: de locatie van de eerste werkdag bepaalt welke instantie bevoegd is voor het verwerken van de melding. Niet de plaats waar je bedrijf gevestigd is, niet de locatie van je vorige project, maar puur en alleen waar het nieuwe werk plaatsvindt. Is dat in een andere regio dan je eerdere project? Dan moet je opnieuw melden – bij de instantie die daar bevoegd is.

In dit geval bleek de nieuwe uitvoeringslocatie onder een andere regio te vallen. De eerder gedane melding kon daarom niet worden aangepast. Er moest een nieuwe melding worden ingediend bij de bevoegde instantie van het gebied waar het werk startte. Dat zorgde voor vertraging en onduidelijkheid. Uiteindelijk kwam het goed, maar het had eenvoudiger gekund als vooraf duidelijk was geweest hoe strikt Duitsland deze regel hanteert.

Geen vergunning, maar toch verplicht

Het gaat hier niet om een vergunning, maar om een meldplicht. Dat klinkt vriendelijk, maar het is in de praktijk een harde voorwaarde. Zonder melding mag je niet aan het werk. Bij een controle kun je stilgelegd worden of zelfs een boete opgelegd krijgen. En dat gebeurt ook.

De verplichting om te melden is vastgelegd in de Duitse ambachtswetgeving en geldt voor vrijwel alle ambachtelijke en bouwgerelateerde activiteiten die je als Nederlands bedrijf tijdelijk in Duitsland uitvoert. Of het nu om eigen personeel gaat of om onderaannemers: de meldplicht geldt.

Wat je vooraf goed moet regelen

Wat je als bedrijf moet weten, is dat het systeem in Duitsland niet automatisch met je meebeweegt. Elk nieuw project, zeker op een andere locatie, vereist een nieuwe melding. Heb je te maken met een wijziging in je bedrijfsstructuur, je leidinggevende, je KvK-gegevens of je vestiging? Dan is het belangrijk om te controleren of dit aanleiding geeft tot een nieuwe meldplicht.

Daarnaast moet je erop letten dat je ook aan de andere voorwaarden voldoet: je medewerkers moeten een geldige A1-verklaring bij zich hebben, je moet kunnen aantonen dat je voldoet aan de Duitse looneisen (voor zover van toepassing), en bij inzet van onderaannemers krijg je te maken met regels rondom ketenaansprakelijkheid en meldverplichtingen.

Waarom we dit delen

Wij delen dit soort praktijkvoorbeelden omdat we merken dat veel bedrijven pas in actie komen als het al bijna te laat is. Door vooraf goed te begrijpen wat er van je verwacht wordt, voorkom je vertragingen en administratieve rompslomp. Onze missie bij Stichting NEDUBEX is om grensoverschrijdend werken in de bouw en montage praktisch en overzichtelijk te maken.

Hulp nodig?

Heb je vragen over een project dat je in Duitsland wilt uitvoeren? Of twijfel je of een bestaande melding nog geldig is bij een nieuwe klus? Dan kun je altijd contact met ons opnemen. We denken graag met je mee en helpen je om fouten te voorkomen.

Wie zijn wij achter de schermen bij Stichting NEDUBEX?

De stichting

Als je met je Nederlandse bouw- of montagebedrijf tijdelijk in Duitsland werkt, dan krijg je al snel te maken met allerlei meld- en registratieverplichtingen. Dat weet ik inmiddels maar al te goed. Bij Stichting NEDUBEX begeleiden wij bedrijven die over de grens actief zijn, en regelmatig komen we situaties tegen waarbij het nét even anders loopt dan verwacht.

Vrijwillig bestuur

Stichting NEDUBEX is een kennis- en adviesorganisatie voor Nederlandse bouw- en montagebedrijven die actief zijn over de grens. We hebben een onafhankelijk, vrijwillig bestuur dat vier keer per jaar vergadert en toezicht houdt op de koers en kwaliteit van onze dienstverlening. In het bestuur zijn onder meer een jurist gespecialiseerd in grensoverschrijdend werken en een vertegenwoordiger van een branchevereniging vertegenwoordigd. Zo waarborgen we dat onze kennis actueel is én praktisch toepasbaar blijft voor de sector.

Ons uitvoerende team bestaat uit:

Cindy Groen is HR-specialist en het eerste aanspreekpunt aan onze helpdesk. Ze begeleidt bedrijven bij het aanmelden van personeel, aanvragen van A1-verklaringen, melden van projecten en het contact met buitenlandse instanties. Cindy is snel, praktisch ingesteld en laat zich niet van het kastje naar de muur sturen. Ze zorgt dat zaken geregeld worden.

Jan Veldman is accountmanager leden. Hij onderhoudt contact met onze aangesloten bedrijven en helpt hen gericht verder. Jan weet wat er speelt bij bouw- en montagebedrijven en zorgt dat leden altijd terechtkomen bij de juiste oplossing of specialist binnen ons netwerk.

Arjen Mekelenkamp is directeur Stichting Nedubex. Hij ondersteunt bedrijven bij structurele en tijdelijke inzet van personeel over de grens. Arjen vertaalt complexe regels naar duidelijke stappen, adviseert op beleidsniveau en ontwikkelt tools en diensten die grensoverschrijdend werken eenvoudiger maken.

Samen zorgen we ervoor dat jij je kunt richten op je projecten, terwijl wij de randvoorwaarden achter de schermen kloppend en overzichtelijk houden.