Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een opgeruimde freelance office manager. Opruimen & ordenen & administratie; daar word je vooral héél blij van 🙂
Office management
- Verzorgen van de financiële-, advies- en ledenadministratie
- Administratieve ondersteuning bijeenkomsten zoals verwerken van registratie, vragen en aanmelding
- Het bijhouden van het klantenregistratiesysteem en het managen van adviesprojecten. Je zorgt dat de gemaakte afspraken worden nagekomen binnen de gestelde targets.
- Offertes en facturen versturen op aangave van adviseur(s)
- Voortgang en opvolging: Statussen van lopende adviesprojecten en openstaande tickets up to date houden.
- Klantcontacten; altijd alle gegevens op tijd ingevoerd in het backoffice systeem.
- Onderhouden adviesarchief; altijd alles online beschikbaar en juist gearchiveerd in het backofficesysteem per project, bedrijf en contact
- Het automatiseren en efficiënter maken van backoffice processen
- Het (beter) inrichten van bestaande pakketten of koppelingen met nieuwe digitale tools
- Het verzorgen van (maand)rapportages voor brancheverenigingen, bestuur Nedubex en collega’s
Secretariële ondersteuning adviseurs
- Je draagt zorgt voor een nauwkeurige advies, tijd- en verkoopadministratie
- Agenda/afsprakenbeheer; een up-to-date agenda voor iedereen. Afspraken worden dagelijks ingepland in de agenda eventueel in overleg met de telefoniste(s).
- Tekstverwerking; Bezoekrapporten, gespreksaantekeningen telefoongesprekken en correspondentie worden tot in detail uitgewerkt/geredigeerd en gestuurd naar klant met bewaking van de huisstijl.
- Transcriptie; direct alles op digitaal. Advies wordt soms in detail, maar meestal in grote lijnen uitgewerkt. Daarna kan het eventueel bewerkt worden tot een artikel of ander soort stuk tekst.
- Registratie; Voor adviseur(s) terugkerende gegevens invoeren. Registratie van bijvoorbeeld uren van de adviseurs in het backoffice systeem.
- Dagelijkse planning en prioriteiten: In een oogopslag adviseurs laten weten wat urgent is door middel van een voorselectie in de mailbox met behulp van takenlijst, tickets en agenda. Ook kan er samen gekeken worden naar een efficiënte indeling van het e-mailarchief.
- Per dagdeel bijwerken, reageren naar klanten en inplannen van de tickets en taken bij adviseurs. Urgente taken worden in de agenda ingepland de minder urgente als taak met een deadline
- Binnenkomende tickets (d.w.z. e-mails en terugbelverzoeken) binnen 1-4 uur opvolgen voor het in te plannen van een terugbelafspraak door adviseur.
- Zero inbox policy: 1x per week elke persoonlijke e-mailbox leegmaken en vooruit plannen in overleg met adviseur(s). Algemene helpdesk e-mail dagelijks leegmaken en verantwoordelijke adviseur toewijzen.
Assisteren bij contentmarketing
- Social media; altijd alles up to date op internet.
- Accounts worden en beheert uit naam van adviseur voor diverse social media.
- Website; algemene ondersteuning van jouw website in het CMS systeem.
- De basis wordt onderhouden op het gebied van tekst- en beeldmateriaal adhv contentkalender
- Nieuwsbrieven; continue zakelijk zichtbaar zijn en tag’s en koppelingen met CRM onderhouden en organiseren
- Je zet de wekelijkse nieuwsbrief volgens jaarplan klaar voor verzending.
- Je bent zelfstandig, integer, betrouwbaar, precies en verantwoordelijk.
We zoeken een freelancer die voldoet aan het volgende profiel:
- Je hebt relevante portfolio van vergelijkbare business-to-business opdrachten. Ervaring in de zakelijke dienstverlening is een pré
- Je bent van nature een organisator: Opruimen & ordenen & administratie; daar word je vooral héél blij van.
- Je op zoek bent naar meerjaren samenwerking
- Je wordt blij van het administratief ontzorgen van de organisatie, zodat je collega’s hun expertise kunnen inzetten
- Je kan je beschikbare uren flexibel verdelen over de dagen van de week
- Je bent bereid zelfstandig vanuit je thuiskantoor te werken en 1x per maand overleg in Zoetermeer
- Het automatiseren en efficiënter maken van backoffice processen past bij jou
- Je bent goed met verschillende digitale backoffice systemen
- Je werkt graag papierloos en uitsluitend ‘in de cloud’
- Je hebt affiniteit met CRM en vind het geen probleem adressen en contacten in het systeem te verwerken alsook ‘up to date’ te houden
Het aanbod
BouwexportDuitsland BV biedt een vaste freelance opdracht voor een langere termijn, bij voorkeur meerdere jaren. Dit met een vaste prijsafspraak (n.o.t.k.). Een fantastische kans om zelfstandig binnen een klein team mooie kansen en resultaten te genereren binnen jouw vakgebied!
Interesse?
Voor meer informatie over deze opdracht kan je contact opnemen met Arjen Mekelenkamp via het telefoonnummer 070 25 000 79 of per e-mail: info@nedubex.nl